Rechnungen gehören zu den Aufgaben, die man selten gerne erledigt. Bei mir war das viele Jahre nicht anders.

E-Mails mussten durchsucht werden, Papierbelege lagen auf dem Schreibtisch, Rechnungsdaten wurden abgetippt, IBANs kontrolliert und Beträge mehrfach geprüft. Nach einer Weile verschwammen die Zahlen vor den Augen, Tippfehler schlichen sich ein und aus einer eigentlich einfachen Aufgabe wurde regelmäßig ein Zeitfresser.

Irgendwann habe ich beschlossen, den gesamten Ablauf zu vereinfachen und konsequent zu standardisieren. Heute folgt meine Rechnungsbearbeitung immer demselben Muster. Dadurch benötige ich meistens nicht mehr als 15 Minuten für einen Vorgang, für den ich früher oft ein bis zwei Stunden gebraucht habe.

Schritt 1: Eine eigene E-Mail-Adresse nur für Rechnungen

Ich habe eine separate IMAP-E-Mail-Adresse eingerichtet, die ausschließlich für Rechnungen verwendet wird.

Über diese Adresse findet keine normale Kommunikation statt. Sie wird weder für Newsletter noch für private Nachrichten oder Geschäftskorrespondenz genutzt.

Dadurch ergeben sich gleich mehrere Vorteile:

  • deutlich weniger Spam
  • keine Ablenkung durch andere Nachrichten
  • alle Rechnungen landen an einem zentralen Ort
  • einfachere Automatisierung

Schritt 2: Automatische Weiterleitung aus Thunderbird

In meinem Mailprogramm Thunderbird habe ich eine Regel eingerichtet.

Sobald im Betreff Begriffe wie

  • Rechnung
  • Abrechnung
  • Mahnung
  • Zahlungserinnerung

auftauchen, wird die Nachricht automatisch an mein Rechnungs-Postfach weitergeleitet.

Dadurch muss ich mich nicht aktiv darum kümmern, welche Rechnung wo angekommen ist. Das System sammelt automatisch alles an einem zentralen Ort.

Schritt 3: Ein Workspace zum Sammeln aller Rechnungen

In Quixec habe ich ein eigenes Workspace mit dem Namen:

„Rechnungen sammeln"

angelegt.

Dieses Workspace überwacht das zuvor eingerichtete IMAP-Konto.

Alle Rechnungen aus E-Mails werden dort automatisch zusammengeführt.

Schritt 4: Papierpost digitalisieren

Natürlich kommen auch heute noch einige Rechnungen per Brief.

Meine Frau bearbeitet die tägliche Post und legt sämtliche Rechnungen in ein Fach auf meinem Schreibtisch.

Für das Einscannen verwende ich keinen modernen Dokumentenscanner, sondern einen alten Flachbettscanner, mit dem ich seit vielen Jahren zufrieden bin:

Canon CanoScan LiDE 210

Das Gerät läuft seit Jahren zuverlässig und erfüllt genau seinen Zweck.

Ein kleiner Trick hat sich dabei ebenfalls bewährt:

Ich verwende ein etwa 500 Gramm schweres Gewicht, das ich beim Scannen mittig auf den Scannerdeckel lege. Dadurch wird die Vorlage besser angepresst, Knickfalten werden reduziert und die Scanqualität verbessert sich spürbar.

Schritt 5: Alle Rechnungen an einem Ort sammeln

Wenn ich meine Rechnungen bearbeiten möchte, starte ich Quixec und wechsle in das Workspace „Rechnungen sammeln".

Quixec holt automatisch alle neuen Rechnungen aus dem überwachten IMAP-Konto ab.

Anschließend nehme ich den Stapel Papierrechnungen und scanne sie einfach nacheinander ein.

Ohne Sortieren.

Ohne Nachdenken.

Ohne Vorarbeit.

Nach wenigen Minuten befinden sich sämtliche Rechnungen – egal ob per E-Mail oder per Brief erhalten – an einem einzigen Ort.

Dieser Schritt dauert bei mir meistens nicht länger als fünf Minuten.

Schritt 6: Sichtprüfung und Zuordnung

Nun gehe ich die Liste der neu erkannten Rechnungen durch.

Ich lasse mir nur die unbezahlten Rechnungen anzeigen und prüfe kurz:

  • stimmen die erkannten Daten?
  • passt die Vorschau zur Rechnung?
  • wurden Empfänger und Beträge korrekt erkannt?

Falls nötig, korrigiere ich einzelne Felder.

Danach verschiebe ich die Rechnung per Rechtsklick in das passende Workspace.

Bei mir sind das:

  • Praxis
  • Privat

Falls doch einmal etwas erkannt wurde, das gar keine Rechnung ist, wird der Eintrag einfach gelöscht.

Digitale Praxisrechnungen drucke ich direkt aus Quixec aus, da diese später für die Buchhaltung und den Steuerberater benötigt werden.

Auch dieser komplette Arbeitsschritt dauert meist nur wenige Minuten.

Schritt 7: Rechnungen bezahlen

Danach wechsle ich in mein Praxis-Workspace.

Dort lasse ich mir ausschließlich die unbezahlten Rechnungen anzeigen und erstelle mit wenigen Klicks eine SEPA-XML-Datei.

Den Speicherort übernimmt Quixec automatisch in die Zwischenablage.

Anschließend öffne ich meine Banking-Software:

WISO Mein Geld 365

Dort importiere ich die Datei über:

Datei → Importieren → SEPA XML-Datei

Nach Auswahl des gewünschten Kontos erscheinen sämtliche Rechnungen direkt im Onlinecenter und können ohne weiteres Abtippen überwiesen werden.

Danach markiere ich die Rechnungen in Quixec als bezahlt.

Schritt 8: Papierbelege kennzeichnen

Für Papierrechnungen verwende ich zusätzlich einen einfachen Stempel.

Dieser enthält die Felder:

  • Bezahlt am
  • Konto

Nach der Überweisung stemple ich die Rechnung ab und trage kurz Datum und Kontokürzel ein.

Zum Beispiel:

  • SK P = Praxiskonto Sparkasse
  • DKB P = Praxiskonto DKB
  • MD SK = privates Sparkassenkonto Mugur Dietrich

Die Rechnungen wandern anschließend in eine Ablage, die meine Frau regelmäßig für die Buchhaltung und den Steuerberater vorbereitet.

Schritt 9: Das gleiche Prinzip für private Rechnungen

Anschließend wiederhole ich denselben Ablauf für mein Privat-Workspace.

Der Unterschied:

Private Rechnungen drucke ich in der Regel nicht aus, da sie steuerlich meist nicht relevant sind.

Ansonsten läuft der gesamte Prozess exakt gleich ab.

Und genau das ist aus meiner Sicht der entscheidende Punkt.

Warum dieser Workflow funktioniert

Der größte Zeitgewinn entsteht nicht durch einzelne Funktionen.

Der größte Vorteil ist die Standardisierung.

Ich muss nicht überlegen:

  • Wo ist die Rechnung angekommen?
  • Liegt sie im E-Mail-Postfach?
  • Ist sie schon bezahlt?
  • Habe ich die richtige IBAN eingegeben?
  • Habe ich einen Zahlendreher im Betrag?
  • Habe ich die Rechnung bereits verarbeitet?

Stattdessen folgt jeder Vorgang immer demselben Muster.

Jede Rechnung durchläuft denselben Ablauf.

Jeden einzelnen Monat.

Das Ergebnis

Früher habe ich für die Rechnungsbearbeitung häufig ein bis zwei Stunden benötigt.

Heute bin ich meist nach etwa 15 Minuten fertig.

Noch wichtiger als die Zeitersparnis ist für mich jedoch etwas anderes:

Ich schiebe die Aufgabe nicht mehr vor mir her.

Früher verband ich Rechnungsbearbeitung oft mit Suchen, Tippen, Kontrollieren und Frust.

Nach einer Stunde Zahlenkolonnen schwirrte mir regelmäßig der Kopf.

Mal fehlte eine Null in der IBAN.

Mal war ein Zahlendreher im Betrag.

Mal passte später beim Abgleich mit dem Kontoauszug etwas nicht zusammen.

Und natürlich passieren solche Fehler meistens genau dann, wenn man eigentlich längst fertig sein möchte.

Heute läuft der Prozess weitgehend routiniert und ohne Nachdenken ab.

Weniger Suchen.

Weniger Tippen.

Weniger Fehler.

Mehr Überblick.

Mehr Zeit für wichtigere Dinge.

Genau deshalb habe ich Quixec ursprünglich entwickelt – nicht weil ich Software entwickeln wollte, sondern weil ich endlich einen einfachen, reproduzierbaren und stressfreien Weg für meine eigene Rechnungsverwaltung haben wollte.