Stand: 05.07.2026
1. Verantwortlicher
Dr. Mugur-Ioan Dietrich
Oranienstraße 16
57290 Neunkirchen
Deutschland
2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitung durch die auf Ihrem Gerät installierte Software „Quixec". Sie gilt gleichermaßen für die kostenlose, zeitlich befristete Testversion und für die kostenpflichtige Vollversion, da es sich technisch um dieselbe Software handelt.
Für den Besuch der Website quixec.com, die Anforderung der Testversion über das Anmeldeformular sowie den Kauf gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung (Datenschutzerklärung der Website).
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Die Software „Quixec" verarbeitet Daten grundsätzlich lokal auf dem Endgerät des Nutzers. Es erfolgt keine automatische Übertragung personenbezogener Daten an den Anbieter. Ausgenommen hiervon ist die Nutzung des optionalen KI-Addons (siehe Abschnitt 4b), bei der der Nutzer aktiv eine Übermittlung an einen von ihm gewählten KI-Dienst veranlasst.
4a. Verarbeitung von Rechnungsdaten
Die Verarbeitung von Rechnungsinhalten (z. B. IBAN, Beträge, Verwendungszweck) erfolgt lokal. Diese Daten verlassen das Endgerät nicht ohne aktive Handlung des Nutzers. Bei aktiver Nutzung des optionalen KI-Addons veranlasst der Nutzer eine Übermittlung von Rechnungsdaten an einen von ihm gewählten KI-Dienst (siehe Abschnitt 4b).
4b. KI-Addon (optional, freiwillige Nutzung durch den Nutzer)
Bei aktivierter Nutzung des optionalen KI-Addons wird das Rechnungsdokument selbst (als Bild- bzw. PDF-Datei) an einen vom Nutzer selbst gewählten KI-Dienst übermittelt. Der KI-Dienst extrahiert daraus die Zahlungsinformationen (z. B. IBAN, Betrag, Verwendungszweck) und gibt diese an die Software zurück.
Die zurückgegebenen Daten werden dem Nutzer zur Prüfung angezeigt; er kann sie vor der Übernahme in das Programm kontrollieren und bei Bedarf verwerfen. Alternativ kann der Nutzer in den Einstellungen festlegen, dass die zurückgegebenen Daten automatisch ohne vorherige Prüfung übernommen werden.
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich über einen vom Nutzer selbst hinterlegten API-Schlüssel an dessen eigenen Account beim jeweiligen KI-Anbieter. Sie erfolgt direkt vom Endgerät des Nutzers an den jeweiligen KI-Dienstleister, ohne Zwischenschaltung von Servern des Softwareanbieters. Der Softwareanbieter (Dr. Mugur-Ioan Dietrich) erhält die übermittelten Dokumente und die zurückgegebenen Daten nicht und hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff darauf; er stellt lediglich die technische Schnittstelle zur Einbindung des vom Nutzer gewählten KI-Dienstes bereit.
Der Anbieter tritt zu keinem Zeitpunkt als Auftragsverarbeiter für die über den API-Schlüssel des Nutzers übermittelten Daten auf. Die Übermittlung erfolgt direkt vom Endgerät des Nutzers an den jeweiligen KI-Dienstleister.
Sofern der Nutzer einen KI-Dienst mit Sitz in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union (z. B. USA) anbindet, weist der Anbieter darauf hin, dass dieser Datenfluss einen Drittlandtransfer im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO darstellt. Die rechtliche Absicherung dieses Transfers (z. B. durch Auswahl eines nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierten Anbieters oder den Abschluss von Standardvertragsklauseln) liegt ausschließlich in der Verantwortung des Nutzers. Die Software „Quixec" fungiert hierbei lediglich als lokaler, technischer Sende- und Empfangsknoten auf dem Endgerät des Nutzers.
Optional kann der Nutzer auch einen lokal betriebenen KI-Dienst (z. B. auf dem eigenen Rechner oder im eigenen Netzwerk) konfigurieren; in diesem Fall verlässt das Dokument je nach Konfiguration das lokale System nicht.
4c. Abruf von Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach (optional, IMAP)
Der Nutzer kann optional ein oder mehrere eigene E-Mail-Postfächer einrichten, aus denen die Software Rechnungen automatisch abruft. Die hierfür erforderlichen Zugangsdaten (Serveradresse, Benutzername, Passwort) werden ausschließlich lokal und verschlüsselt auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert und nicht an den Anbieter übermittelt.
Der Abruf erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung ausschließlich zu dem vom Nutzer konfigurierten E-Mail-Server. Die Software greift dabei nur lesend auf das Postfach zu; E-Mails werden nicht verändert, verschoben oder gelöscht. Die abgerufenen E-Mails und Anhänge werden lokal auf dem Endgerät des Nutzers verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung dieser Daten an den Anbieter findet nicht statt.
5. Support-Funktion (freiwillige Übermittlung)
Personenbezogene Daten werden nur dann an den Anbieter übermittelt, wenn der Nutzer diese freiwillig im Rahmen einer Supportanfrage bereitstellt. Eine Supportanfrage kann insbesondere folgende Daten umfassen:
- Rechnungsdokumente
- extrahierte Zahlungsdaten
- Protokolldateien (Logs)
- technische Begleitdaten der Anfrage: Lizenzschlüssel, gerätebezogene Kennung (Hardware-ID), Lizenzstatus und Programmversion
Die technischen Begleitdaten werden zusammen mit der Anfrage übermittelt und dienen der eindeutigen Zuordnung sowie der sachgerechten Bearbeitung des Anliegens. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, dass er zur Übermittlung der bereitgestellten Daten berechtigt ist.
6. Lizenzprüfung
Zur Aktivierung und Überprüfung der Lizenz wird eine gerätebezogene Kennung (Hardware-ID) an einen Lizenzserver übermittelt. Diese Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Lizenzvalidierung. Es erfolgt keine Nutzung dieser Daten zur Analyse des Nutzerverhaltens.
7. Serverkommunikation und IP-Adressen
Die Software stellt bei der Aktivierung sowie in regelmäßigen Abständen eine Verbindung zum Lizenzserver her; ebenso beim Prüfen auf und Herunterladen von Updates. Technisch bedingt wird dabei die IP-Adresse des Endgeräts an den Server übermittelt.
Bei folgenden Vorgängen wird die IP-Adresse zusammen mit dem jeweiligen Vorgang gespeichert: Aktivierung und Verwaltung einer Lizenz, Registrierung einer Testversion, Anforderung eines Test-Schlüssels sowie Herunterladen der Software und von Updates. Zweck dieser Speicherung ist die Durchführung der Lizenz- und Testverwaltung sowie der Schutz vor Missbrauch (insbesondere die Begrenzung automatisierter Anfragen und die Erkennung missbräuchlicher Nutzung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Missbrauchsvermeidung).
Zusätzlich fallen IP-Adressen in technischen Server-Protokollen an (Webserver-Zugriffsprotokoll, Systemprotokolle), die dem sicheren Betrieb und der Fehleranalyse dienen.
Der Lizenz- und Update-Server wird auf einer Infrastruktur der DigitalOcean, LLC, 105 Edgeview Drive, Suite 425, Broomfield, CO 80021, USA, am Standort New York (Vereinigte Staaten von Amerika) betrieben. Die vorgenannten Daten werden daher auf einem Server in den USA verarbeitet. Die Übermittlung erfolgt nur, soweit die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO oder eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art. 45 DSGVO.
Bei der Lizenz- und Serverkommunikation werden keine Rechnungs- oder Inhaltsdaten übertragen. Es erfolgt keine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Analyse des Nutzerverhaltens.
8. Anzeige von Dokument- und E-Mail-Inhalten (WebView2)
Zur Darstellung von Dokument- und E-Mail-Inhalten verwendet die Software die Komponente „Microsoft Edge WebView2" der Microsoft Corporation. Die Inhalte werden dabei lokal und ohne Nachladen externer Ressourcen angezeigt. Die WebView2-Laufzeitkomponente selbst ist Bestandteil des Betriebssystems bzw. wird von Microsoft bereitgestellt und kann im Rahmen ihres Betriebs (z. B. zur Aktualisierung der Komponente oder zu Sicherheitsprüfungen) eigenständig mit Servern von Microsoft kommunizieren. Auf dieses Verhalten hat der Anbieter keinen Einfluss; es gelten insoweit die Datenschutzbestimmungen der Microsoft Corporation.
9. Kein Tracking
Die Software verwendet:
- keine Tracking-Tools
- keine Telemetrie
- keine Nutzungsanalyse
10. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung von Daten durch die Software erfolgt auf folgenden Grundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen): für die lokale Verarbeitung zur Bereitstellung der Softwarefunktionen, die Bereitstellung der KI-Schnittstelle, den optionalen Abruf aus einem E-Mail-Postfach sowie für die Durchführung der Lizenzprüfung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): für die freiwillige Übermittlung von Daten im Rahmen von Supportanfragen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): für die Verarbeitung der IP-Adresse bei der Serverkommunikation zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und Missbrauchsvermeidung sowie zur Fehleranalyse.
11. Speicherdauer
Im Rahmen von Supportanfragen übermittelte Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung erforderlich ist.
Im Rahmen der Lizenz- und Testverwaltung gespeicherte Vorgangsdaten werden für die Dauer der Lizenz- bzw. Nutzungsbeziehung gespeichert. Die dabei anfallenden IP-Adressen werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht bzw. anonymisiert. IP-Adressen in technischen Server-Protokollen (Webserver-Zugriffsprotokoll, Systemprotokolle) werden ebenfalls nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht.
12. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Basis eines berechtigten Interesses
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): erteilte Einwilligungen (z. B. beim Support) können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: www.ldi.nrw.de
13. Sicherheit
Es werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um übermittelte Daten zu schützen.
14. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Der Anbieter behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen.